OM-funktionen i Excel är kraftfull och användbar. När man väl lärt sig behärska den inser man snart att man kan utföra kraftfulla utvärderingar och beräkningar.
I denna bloggpost visar jag ett exempel på hur man hantera tomma celler i ett kalkylark. Tomma celler indikerar att man har så kallade ’missing values’ eller uppgift saknas. I korthet menas att där det ska finnas ett värde, så är cellen tom och cellen innehåller inte några data. Hanterar man inte detta utan fortsätter att beräkna så uppstår ett systematiskt fel. Hur ska man hantera detta i Excel? Innan man kan utföra beräkningar måste man först utvärdera om cellen innehåller data eller inte. För att lösa uppgiften används den inbyggda funktionen OM i Excel.
Vi har ett exempel: I ett kalkylark har vi timlönen för några anställda. Vad vi vill testa är hur många anställda som har en timlön lägre än 135 kronor. Vi måste också undersöka om det finns tomma celler: där det borde finnas ett värde och det är tomt, är annars ett ’missing value’. I ett kalkylark har vi ett fält som heter Timlön och ett fält som heter Timlön HÖG. Innan vi skriver vad som ska göras, gör vi en beskrivning över vad som ska inträffa;
Steg 1 – Utvärdera cellen: om cellen i kolumn A är tom och inte har något värde, ska vi inte göra något; vi låter då cellen vara tom.
Steg 2 – Utvärdera cellens värde: Om det finns ett värde ska vi utvärdera för att se om det är mindre än 135; om det är sant, skriv siffran 0; är värdet större än 135, skriv siffran 1 i fältet Timlön Hög (se nedanstående skärmbild!)
Kommentar: I uttrycket ovan har vi två OM-funktioner; den första utvärderar om cellen är tom i fältet Timlön, om cellen är tom ska inget föras. Detta visas genom tecknet ””, som är ett annat sätt att skriv att det är tomt. Om det finns ett värde, letar den andra OM-funktionen efter om värdet i cellen är större eller mindre än 135. Om det är större, skriv siffran 1, annars siffran 0.
När vi utvärderat samtliga celldata i fältet Timlön ser det nu ut så här:
Kommentar: I den färdiga beräkningen ser vi att där det är tomma celler (’missing values’), utförs ingen beräkning och där det finns ett värde, görs en utvärdering om det är större eller mindre än 135.