Validera data i Excel

Ofta vill vi att data skall vara korrekta och felen ska vara så få som möjligt. Excel har en smart funktion för detta – funktionen validering.
 
Det finns flera sätt att validera data i Excel och i nedanstående videoklipp finns en länk där jag visar ett sätt hur man gör en datavalidering – Ringa in ogiltiga data.
 
Jag brukar oftast använda metoden för att snabbt få en uppfattning om hur många korrekta datavärden det finns i ett ark,  och när det finns fel går det snabbt att att korrigera dem. 
 
 
 
Share

Konvertera enkelt mellan olika måttenheter i Excel

Att Excel har många smarta, inbyggda funktioner vet de flesta som har jobbat med programmet ett tag. I denna bloggpost skall jag visa en mycket enkel och kraftfull funktion som heter Konvertera (använder du engelsk Excel heter funktionen Convert). Funktionen gör precis vad den utgör sig för att göra: konvertera mellan olika måttenheter. Här kommer några exempel på konverteringar: hur många Fahrenheit är +5 C? Hur många fot är 10 meter? osv.
 
Det svåra med den här funktionen är att veta vilka olika måttenheter det finns att konvertera mellan! Längst ned finns en direktlänk till en Microsoft sida där du kan läsa mer om olika måttenheter du kan konvertera mellan.
 
Du kan också ladda ner ett Excelark längre ner där du kan se några exempel.
 
 
 
 
 
 
 
 
Referens:
Share

Hur man ser om ett år är ett skottår – Exceltips

Har du funderat på hur man ser om ett år är ett skottår eller inte? I den här bloggposten visar jag hur man kan lösa detta i Excel. Ett skottår inträffar som bekant vart fjärde år.
Anta att vi har en serie med år i ett kalkylblad, från 2010 till 2020. Hur kan vi ta reda på vilka år som är skottår? Ett sätt, är att använda de inbyggda funktionerna DAG och DATUM i Excel. Normalt har ju månaden februari 28 dagar, förutom vart fjärde år, skottår, då februari har 29 dagar. Den kunskapen kan vi utnyttja.

I nedanstående exempel har jag ställt upp uttrycket i Excel. Formeln är uppställd på följande sätt:
om det är skottår, ruternas Sant, om inte Falskt. I formeln visas detta genom att skriva in =29. I övrigt framgår av formeluttrycket att B6 är kolumn B och rad 6 och att vi ska titta på de år som står skrivet där. Siffran 2 i uttrycket talar om att vi ska titta på månaden februari. Februari är årets andra månad.

Bilden visar uppställning av formlerna DAG och DATUM i Excel.

I nedanstående bild visas hur resultatet, blir när vi kör igenom samtliga årtal som vi vill utvärdera:

Bilden visar resultatet av utvärderingen om skottår.

Som framgår av resultatet är åren 2012, 2016 och 2020 skottår, där det står SANT.

Share

Hur man använder OM-funktionen i Excel för att hantera och räkna med tomma celler.

OM-funktionen i Excel är kraftfull och användbar. När man väl lärt sig behärska den inser man snart att man kan utföra kraftfulla utvärderingar och beräkningar.

I denna bloggpost visar jag ett exempel på hur man hantera tomma celler i ett kalkylark. Tomma celler indikerar att man har så kallade ’missing values’ eller uppgift saknas. I korthet menas att där det ska finnas ett värde, så är cellen tom och cellen innehåller inte några data. Hanterar man inte detta utan fortsätter att beräkna så uppstår ett systematiskt fel. Hur ska man hantera detta i Excel? Innan man kan utföra beräkningar måste man först utvärdera om cellen innehåller data eller inte. För att lösa uppgiften används den inbyggda funktionen OM i Excel.

 

Vi har ett exempel: I ett kalkylark har vi timlönen för några anställda. Vad vi vill testa är hur många anställda som har en timlön lägre än 135 kronor. Vi måste också undersöka om det finns tomma celler: där det borde finnas ett värde och det är tomt, är annars ett ’missing value’. I ett kalkylark har vi ett fält som heter Timlön och ett fält som heter Timlön HÖG. Innan vi skriver vad som ska göras, gör vi en beskrivning över vad som ska inträffa;

Steg 1 – Utvärdera cellen: om cellen i kolumn A är tom och inte har något värde, ska vi inte göra något; vi låter då cellen vara tom.

Steg 2 – Utvärdera cellens värde: Om det finns ett värde ska vi utvärdera för att se om det är mindre än 135; om det är sant, skriv siffran 0; är värdet större än 135, skriv siffran 1 i fältet Timlön Hög (se nedanstående skärmbild!)

 

Kommentar: I uttrycket ovan har vi två OM-funktioner; den första utvärderar om cellen är tom i fältet Timlön, om cellen är tom ska inget föras. Detta visas genom tecknet ””, som är ett annat sätt att skriv att det är tomt. Om det finns ett värde, letar den andra OM-funktionen efter om värdet i cellen är större eller mindre än 135. Om det är större, skriv siffran 1, annars siffran 0.

När vi utvärderat samtliga celldata i fältet Timlön ser det nu ut så här:

Om funktion för att hantera tomma celler

Kommentar: I den färdiga beräkningen ser vi att där det är tomma celler (’missing values’), utförs ingen beräkning och där det finns ett värde, görs en utvärdering om det är större eller mindre än 135.

 

Share

Hur man tar ut en bokstav från en cell med olika tecken i Excel

Nivå: Avancerad

Att man kan ut en speciell bokstav från en cell som innehåller olika tecken är användbart. I denna bloggpost presenterar jag en lösning med hjälp av tre inbyggda funktioner i Excel. Funktionen är OM, ÄRTAL och SÖK.  Nedan visas ett exempel:

Vi har ett kalkylark med data i kolumner, fältet heter Kolumn. I varje cell vill vi leta efter en bokstav, säg bokstaven A; om vi hittar bokstaven A, skall vi markera detta genom att skriva siffran 1 i fältet som heter Kolumn A. För att tydligare göra, så antar att vi att kalkylarket ser ut på följande sätt:

Alltså: i Kolumn, vill först leta efter bokstaven A. Hittar vi A, skriva siffran 1 i Kolumn A. Finns inte bokstaven A, skrivs siffran 0.

I cell C4, skriver vi nu följande uttryck: =OM(ÄRTAL(SÖK(”B”;B4));1;).

I bilden nedan framgår hur de enskilda funktionerna är kopplade till varandra. (Viktigt är att omsluta funktionerna med parenteser, så att de blir korrekt skrivna!)

Vi fyller ut resten av kolumnen med data, med hjälp av Autofyll. I nedanstående bild visas hur vi letar på andra bokstäver som bokstaven B, C och AB. Vi använder samma uppsättning som i exemplet ovan, med enda skillnaden att vi ändrar vad vi ska söka efter.

Share

Hur du ändrar formatering på data i Excel

Oftast när man ta ut data från olika databassystem i Excelformat, kan man få data i olika formatering. Denna formatering kan ställa till det, om den data du exporterar är så kallade kolumner som är nycklar. Nycklar brukar användas när man skall matcha två tabeller. Ett exempel:

Vi har en kolumn med siffror i en cell och formateringen i cellen är på följande sätt:

12 1212120123

Totalt innehåller sifferserien 12 tecken. Det finns ett mellanslag efter siffran 12, innan sifferserien fortsätter. Mellanslaget i sifferserien ska tas bort, så att formateringen håller ihop, utan mellanslag. Så här vill vi att det ska se ut:

121212120123

Det enklaste och snabbaste sättet att formatera detta är att använda den inbyggda funktionen Ersätt. Funktionen Ersätt har följande syntax: Ersätt(Gammal_text;startpos;antal_tecken;ny_text)

Antag att vi har siffrorna som vi vill formatera i fältet C2 i ett kalkylark. Vi ställer oss i fältet C3 och skriver in följande kod:

=ERSÄTT(C2;3;1;””)

Kommentar till funktionen: I fältet C2, ska mellanslaget tas bort (Gammal_text).
Mellanslaget finns som position 3 räknat från vänster i fältet C2 (startpos)
Mellanslaget som ska tas bort är 1 position långt (antal_tecken)
Vi skall inte ersätta mellanslaget med någonting, därför anger vi tecknet ”” (ny_text).

Använd sedan autofyll för att ändra formateringen i återstående celler.

Share

Hur du beräknar och fördelar tid över en tidsperiod i Excel

I den här artikeln skall jag visa ett exempel på hur man kan räkna med tid på ett korrekt sätt i Excel. Antag att du jobbar som konsult på ett företag och du har tre uppdragsgivare. För enkelhetens kallar vi uppdragsgivarna Företag 1, Företag 2 och Företag 3.

Ekonomiavdelningen har tagit fram en budget åt dig och du får följande uppgifter om hur du ska fördela din arbetsdag för dessa företag:

  • Företag 1 skall du förlägga 40 % av din arbetstid
  • Företag 2 skall du förlägga 10 % av din arbetstid
  • Företag 3 skall du förlägga 50% av din arbetstid.

Nu är din uppgift att beräkna hur många timmar och minuter du skall fördela på respektive företag. Här beskriver jag en metod som jag tycker fungerar bäst. Nyckeln är att först beräkna  om allt i minuter och sedan formatera tiden i Excel.

Vi kan börja med vad vi vet;

  • 1 dygn = 24 timmar;
  • 24 timmar = 1440 minuter.
  • En vanlig kontorsarbetsdag består vanligtvis av 8 timmar. Sedan skall det vara 1 timmas lunchrast inräknad.

Nu har vi all information för att sätta upp beräkningen i Excel! (Längre ned på sidan har jag lagt upp en Excel-fil som du kan ladda ner och där jag visar hur du gör.) Det centrala i Excel-filen du laddar ner, är kolumnen Tidsformat, som du får fram genom att formatera beräkningen under avsnitt Tal, som finns på Start-fliken i Excel.

Klicka länken för att ladda ner Excel-filen, för att titta hur kalkylen är gjord: Fördela_arbetstid_1

Share

Hur man kopierar en sammanställning gjord med DELSUMMA till nytt kalkylark i Excel.

Nivå: Mellansvår

Delsumma

Delsumma är ett kraftfullt verktyg i Excel. Delsumma är användbart när man vill sammanställa och sammanfatta data. Sammanställningarna kan exempelvis vara av typen deskriptiv statistik, där man beräknar medelvärden, summor, antal osv.

När man gjort en sammanställning med Delsumma vill man oftast flytta data till ett nytt kalkylark. Det kan vara för att man t.ex. vill göra en snyggare tabell eller diagram.

I denna bloggpost visar jag hur man gör detta på ett enkelt sätt. (I en annan bloggpost visar jag hur man skapar en Delsumma). Nedan visas resultatet från ett exempeldataset och hur en sammanfattning ser ut med Delsumma (se skärmbilden nedan)

Sammanställning med Delsumma

Av sammanställningen ser vi t.ex att de som arbetar i Butik 1 har en medelålder på 44 år och att man under den senaste månaden sålt 138 stycken dricksglas osv. (Just nu bryr oss inte om att det är en massa decimaler!)

Principen med Delsumma, är att Excel döljer vissa data och enbart visar  sammanfattande värden som exempelvis medelvärden för Butik 1, Butik 2, Butik 3 osv (Titta på bilden ovan igen!). Den övriga datan finns kvar där, fast den har gömts undan. Om vi skulle kopiera över området i bilden ovan, rakt av, till ett nytt kalkylark skulle vi få med oss hela dataarket med 200 poster, och det vill vi ju inte! Vi vill enbart kopiera över de rader och celler som vi ser från sammanställningen. För att lösa uppgiften får vi använda kommandot enbart synliga celler .

Kopiera sammanställningen till ett nytt ark – Enbart synliga celler

Nedan visas hur du använder kommandot enbart synliga celler, tillsammans med Delsumma. Markera först upp det område som är aktuellt för kopiering(se bilden, Sammanställning med Delsumma ovan).

  1. Klicka fliken Start i menyraden > Klicka ikonen Sök och markera, längst till höger. Klicka på piltangenten…

När dialogrutan kommer upp, välj Gå till special. (se bilden nedan)

I dialogrutan Gå till special, markera Enbart synliga celler klicka därefter OK.

Klicka sedan på Kopiera.

Gå till ett tomt, nytt kalkylark. Markera cellen längst upp till vänster på det nya kalkylarket och klicka på Klistra in. (Vi gör en standardinklistring.)

Klart! Vi har nu bara tagit med oss de celler med data som vi ville ha. Beronde på vad vi vill göra, kan vi nu snygga till tabellen.

Nedan, den överförda sammanställningen är nu en tabell, som vi kan formatera och göra snyggare beroende på vad som ska presenteras.

Share