Innan man kan börjar att räkna på sina data, måste man ha korrekt formaterad data. Enklare uttryckt: det man ska räkna på måste vara siffror. Egentligen en självklarhet, men det visar sig i praktiken att man ofta måste lägga tid på att rensa sina data innan man kan börja räkna på dem. I den här bloggposten visar jag hur man rensar data i Excel med funktionen Snabbfyllning. Proceduren att rensa sin data, vissa kallar det att tvätta data, kan vara mycket tidskrävande. En annan sak man måste vara observant på är att man inte vill förlora datavärden när man rensar datan.

Funktionen Snabbfyllning

Nytt för Excel version 13 är det finns en mycket smart, inbyggd funktion som heter Snabbfyllning (på enkelska Flash Fill), som gör detta till en barnlek. För över 10 år sedan fick man programmera procedurer och funktioner i Excel som man sedan använde till att rensa data. Min erfarenhet är att funktionen Snabbfyllning fungerar utmärkt på mindre datamaterial, säg ett datamaterial på ungefär några 100 poster. Har man datamaterial på över tio tusentals poster som ska rensas, är funktioen Snabbfyllning ingen snabb lösning och man måste man söka andra vägar. (Behöver du hjälp med detta kan du kontakta mig, exempelvis!)

I korthet fungerar funktionen Snabbfyllning på så sätt att den försöker hitta ett mönster i det som skall rensas ut. Man kan säga att man lär Excel vilka mönster den skall känna igen. I nedanstående Youtube-filmklipp visas ett exempel på hur man använder Snabbfyllning, med bra resultat:

Så här gör man!