Nivå: Mellansvår
Delsumma
Delsumma är ett kraftfullt verktyg i Excel. Delsumma är användbart när man vill sammanställa och sammanfatta data. Sammanställningarna kan exempelvis vara av typen deskriptiv statistik, där man beräknar medelvärden, summor, antal osv.
När man gjort en sammanställning med Delsumma vill man oftast flytta data till ett nytt kalkylark. Det kan vara för att man t.ex. vill göra en snyggare tabell eller diagram.
I denna bloggpost visar jag hur man gör detta på ett enkelt sätt. (I en annan bloggpost visar jag hur man skapar en Delsumma). Nedan visas resultatet från ett exempeldataset och hur en sammanfattning ser ut med Delsumma (se skärmbilden nedan)
Sammanställning med Delsumma
Av sammanställningen ser vi t.ex att de som arbetar i Butik 1 har en medelålder på 44 år och att man under den senaste månaden sålt 138 stycken dricksglas osv. (Just nu bryr oss inte om att det är en massa decimaler!)
Principen med Delsumma, är att Excel döljer vissa data och enbart visar sammanfattande värden som exempelvis medelvärden för Butik 1, Butik 2, Butik 3 osv (Titta på bilden ovan igen!). Den övriga datan finns kvar där, fast den har gömts undan. Om vi skulle kopiera över området i bilden ovan, rakt av, till ett nytt kalkylark skulle vi få med oss hela dataarket med 200 poster, och det vill vi ju inte! Vi vill enbart kopiera över de rader och celler som vi ser från sammanställningen. För att lösa uppgiften får vi använda kommandot enbart synliga celler .
Kopiera sammanställningen till ett nytt ark – Enbart synliga celler
Nedan visas hur du använder kommandot enbart synliga celler, tillsammans med Delsumma. Markera först upp det område som är aktuellt för kopiering(se bilden, Sammanställning med Delsumma ovan).
- Klicka fliken Start i menyraden > Klicka ikonen Sök och markera, längst till höger. Klicka på piltangenten…
När dialogrutan kommer upp, välj Gå till special. (se bilden nedan)
I dialogrutan Gå till special, markera Enbart synliga celler klicka därefter OK.
Klicka sedan på Kopiera.
Gå till ett tomt, nytt kalkylark. Markera cellen längst upp till vänster på det nya kalkylarket och klicka på Klistra in. (Vi gör en standardinklistring.)
Klart! Vi har nu bara tagit med oss de celler med data som vi ville ha. Beronde på vad vi vill göra, kan vi nu snygga till tabellen.
Nedan, den överförda sammanställningen är nu en tabell, som vi kan formatera och göra snyggare beroende på vad som ska presenteras.
