I den här artikeln skall jag visa ett exempel på hur man kan räkna med tid på ett korrekt sätt i Excel. Antag att du jobbar som konsult på ett företag och du har tre uppdragsgivare. För enkelhetens kallar vi uppdragsgivarna Företag 1, Företag 2 och Företag 3.

Ekonomiavdelningen har tagit fram en budget åt dig och du får följande uppgifter om hur du ska fördela din arbetsdag för dessa företag:

• På Företag 1 skall du förlägga 40 % av din arbetstid
• På Företag 2 skall du förlägga 10 % av din arbetstid
• På Företag 3 skall du förlägga 50% av din arbetstid.

Nu är din uppgift att beräkna hur många timmar och minuter du skall fördela på respektive företag. Här beskriver jag en metod som jag tycker fungerar bäst. Nyckeln är att först beräkna  om allt i minuter och sedan formatera tiden i Excel.

Vi kan börja med vad vi vet;

• 1 dygn = 24 timmar;
• 24 timmar = 1440 minuter.
• En vanlig kontorsarbetsdag består vanligtvis av 8 timmar. Sedan skall det vara 1 timmas lunchrast inräknad.

Nu har vi all information för att sätta upp beräkningen i Excel! (Längre ned på sidan har jag lagt upp en Excel-fil som du kan ladda ner och där jag visar hur du gör.) Det centrala i Excel-filen du laddar ner, är kolumnen Tidsformat, som du får fram genom att formatera beräkningen under avsnitt Tal, som finns på Start-fliken i Excel.

Klicka länken för att ladda ner Excel-filen, för att titta hur kalkylen är gjord: Fördela_arbetstid_1