Hur du beräknar och fördelar tid över en tidsperiod i Excel

Hur du beräknar och fördelar tid för t.ex. en arbetsdag är användbart i många sammanhang. Antag att du jobbar som konsult på ett företag och du har  tilldelats tre uppdragsgivare. För enkelhetens skull kan vi kalla uppdragsgivarna för Företag 1, Företag 2 och Företag 3.

Ekonomiavdelningen har tagit fram en budget åt dig och du får följande uppgifter om hur du ska fördela din arbetsdag:

  • Företag 1 skall du förlägga 40 % av din arbetstid
  • Företag 2 skall du förlägga 10 % av din arbetstid
  • Företag 3 skall du förlägga 50% av din arbetstid.

Nu är din uppgift att beräkna hur många timmar och minuter du skall fördela på respektive företag.  Hur gör man detta i Excel? Här beskriver jag en metod som jag tycker fungerar bäst. Nyckeln är att först beräkna allt i minuter och sedan formatera tiden i Excel.

Vi kan börja med vad vi vet;

  • 1 dygn = 24 timmar;
  • 24 timmar = 1440 minuter.
  • En vanlig kontorsarbetsdag består vanligtvis av 8 timmar. Sedan skall det vara 1 timmas lunchrast inräknad.

Nu har vi all information för att sätta upp beräkningen i Excel! (Längre ned på sidan har jag lagt upp en Excel-fil som du kan ladda ner och där jag visar hur du gör.) Det centrala i Excel-filen du laddar ner, är kolumnen Tidsformat, som du får fram genom att formatera beräkningen under avsnitt Tal, som finns på Start-fliken i Excel.

Klicka länken för att ladda ner Excel-filen Fördela_arbetstid

Share